Czy wiesz, że każda procedura w firmie ma wpływ na efektywność operacyjną? Choć jest ich wiele, w tym artykule zajmiemy się jedną, a mianowicie archiwizacją danych. Przedsiębiorcy bardzo często ją pomijają i traktują wyłącznie jako dodatkowy obowiązek wynikający z przepisów. Tymczasem odpowiednio prowadzone archiwum zwiększa efektywność operacyjną. W jaki sposób? Sprawdź!
Czym jest efektywność operacyjna?
Efektywnością operacyjną nazywamy zdolność do dostarczania produktów lub usług w sposób optymalny. Dzięki temu ograniczamy zużycie zasobów bez szkody dla jakości. Jak wynika z definicji, efektywność sprowadza się do eliminacji marnotrawstwa, które naraża firmę na straty. Jej wyskalowanie jest trudne, ponieważ wymaga skupienia się na niemal każdym procesie realizowanym w firmie. Mowa nie tylko o tych, które przekładają się bezpośrednio na zyski (np. produkcja), ale również o tych, które żadnych zysków nie generują. Do drugiej grupy zalicza się archiwizacja danych, która jest obowiązkowa, a jednocześnie nie przynosi korzyści finansowych.
Archiwizacja a efektywność operacyjna firmy
Archiwizowanie dokumentów to proces, w którym trzeba zwrócić uwagę na dwa podstawowe czynniki: bezpieczeństwo i koszty. Przy czym kolejność nie jest przypadkowa, ponieważ obowiązek zabezpieczenia danych wynika bezpośrednio z przepisów. Z drugiej koszty, to właśnie kosztu odgrywają kluczową dla przedsiębiorców rolę. Jak więc pogodzić te dwa aspekty? Poprzez optymalizację. Prawidłowa archiwizacja pozwala ograniczyć wydatki, a jednocześnie zachować najwyższy poziom bezpieczeństwa. Składa się na nią
- czytelne opisywanie teczek archiwalnych,
- bieżące kontrolowanie zasobów archiwalnych,
- bieżące niszczenie dokumentów przedawnionych/niepotrzebnych.
Archiwizowanie akt rozpoczynamy od określenia, w jakiej formie będą one przechowywane. Do wyboru mamy tradycyjny papier, ale też wersję elektroniczną. Digitalizacja często pomaga ograniczyć koszty, a tym samym zwiększa efektywność.
Jak ograniczyć koszty i zadbać o bezpieczeństwo?
Przechowywanie dokumentów nie musi być wymagające i kosztowne. Najczęściej obciąża firmę wtedy, gdy zajmują się nim przypadkowi pracownicy. Brak wiedzy i doświadczenia sprawia, że każda czynność trwa dłużej, a w dodatku nie zawsze jest wykonana prawidłowo. To natomiast pociąga za sobą koszty. Rozwiązaniem jest archiwizowanie dokumentów Ekoakta, które polega na powierzeniu tego procesu firmie zewnętrznej. Nie trzeba dodawać, jak wielką rolę odgrywają w biznesie usługi outsourcingowe, w myśl których specjalista “zrobi to lepiej i taniej”. Być może dla Twojej firmy takie podejście stanowi odpowiedź na pytanie, jak zwiększyć efektywność operacyjną? Pamiętaj, że najbardziej kosztowne są procesy, które nie przynoszą zysków. Tak też jest z archiwizacją, której jednak nie można zaniedbać. Dlatego w trosce o jakość i kontrolę wydatków warto nawiązać współpracę z ekspertami. W ten sposób zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy możecie zająć się procesami, na które macie realny wpływ i które rzutują na przychody.