Dokumenty Twojego przedsiębiorstwa powinny być zabezpieczone przed niepowołanym dostępem. Przejęcie zawartych w nich informacji może mieć kosztowne konsekwencje dla Twojego biznesu. Jak bezpiecznie je przechowywać? Zobacz sprawdzone sposoby gromadzenia dokumentów i chroń swój biznes przed stratami.
Przechowywanie dokumentów coraz większym wyzwaniem
Zarządzanie dokumentacją to proces, który wymaga od Ciebie i pracowników znajomości przepisów, systematyczności i precyzji. Każdy dokument ma określony czas przechowywania, którego należy pilnować. Jeśli tego nie robisz, ryzykujesz wysokimi karami i utratą pozytywnego wizerunku.
W przypadku umów handlowych obowiązuje termin przechowywania, wynoszący 10 lat. Dokumentację gwarancyjną musisz archiwizować przez co najmniej 5 lat, a kadrową i płacową, w zależności od okresu zatrudnienia, nawet 50 lat.
Tak długie okresy przechowywania powodują, że firmowe szafy zapełniają się dokumentami, przez co brakuje miejsca na kolejne dane. Z czasem nie potrafisz odnaleźć tych, których szukasz. Nie wiesz, które musisz już zniszczyć. Jednocześnie musisz je zabezpieczyć przed nieautoryzowanym dostępem, wyciekiem czy kradzieżą. W takich przypadkach najkorzystniejszym rozwiązaniem może być usługa zewnętrznej archiwizacji, którą oferuje Rhenus Office Systems Poland. Zapoznaj się z informacjami na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/. W dalszej części dowiesz się, dlaczego to dobry krok.
Jak chronić dokumenty firmowe przed niepowołanym dostępem?
Zewnętrzne firmy prowadzone przez doświadczonych ekspertów, często oprócz prowadzenia archiwum, wykonują obowiązki związane z prowadzeniem, przechowywaniem i niszczeniem dokumentacji. Partnerem, z którym warto podjąć współpracę jest Rhenus Office Systems Poland. To dobry wybór, gdyż archiwa firmy:
- Mieszczą się na terenach chronionych, a dodatkowo mają zapewniony monitoring zewnętrzny i wewnętrzny;
- Znajdują się w miejscach wyposażonych w zaawansowane systemy przeciwpożarowe oraz przeciwwłamaniowe, które automatycznie powiadamiają straż pożarną i ochronę;
- Obsługą zajmują się pracownicy (a nie podwykonawcy), którzy podpisali klauzulę o zachowaniu tajemnicy służbowej;
- Mają wydzielone strefy dostępu dla uprawnionych pracowników, z których każdy ma identyfikator.
Ponadto działania są prowadzone zgodnie z normami ISO 27001 (dotyczy bezpieczeństwa informacji) i ISO 90001 (gwarantuje wysoką jakość usługi).
Rhenus Office Systems Poland ma polisę na wypadek utraty lub zniszczenia danych o wartości 10 mln zł, przy czym nigdy nie doszło do konieczności wypłaty. Zajmuje się nie tylko kompleksowym archiwizowaniem dokumentów, ale również ich niszczeniem w zabezpieczonym, strzeżonym obiekcie, zgodnie z normą ISO 21964. Transport odbywa się w bezpiecznych pojemnikach, takich jak te: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/system-bezpiecznych-pojemnikow/. To rozwiązanie podnosi poziom ochrony informacji i umacnia relacje z kontrahentami. Ponadto dzięki przeniesieniu dokumentacji do archiwum zewnętrznego jej obsługa może Cię kosztować nawet 30% mniej.