Planujesz zlecić utylizację części firmowego archiwum zewnętrznej firmie, nie wiesz jednak, czego się spodziewać? Zapraszamy do lektury artykułu – dowiesz się, jak wygląda cały proces przeprowadzany przez profesjonalistów.
Mobilne niszczenie dokumentów krok po kroku
Proces usuwania zdezaktualizowanej dokumentacji przez zewnętrzną firmę jest bardzo prosty. Po Twojej stronie jest jedynie przekazanie zlecenia, przygotowanie dokumentów i oddelegowanie pracownika do nadzorowania niszczenia. Resztą zajmą się profesjonaliści.
Krok 1: Kontakt z firmą i zlecenie utylizacji dokumentów
Najpierw skontaktuj się z firmą, która wykonuje mobilne niszczenie dokumentów w celu omówienia szczegółów. Opowiedz, ile masz niepotrzebnych dokumentów, ustal datę i godzinę wykonania usługi.
Krok 2: Przyjazd mobilnej instalacji niszczącej
W wyznaczonym terminie pod Twoją firmę przyjedzie mobilna instalacja niszcząca, niezależnie od tego, czy siedziba Twojego przedsiębiorstwa znajduje się w dużym, czy też małym mieście.
Krok 3: Odbiór dokumentów i sporządzenie protokołu odbioru
Pracownicy firmy niszczącej odbiorą od Twoich pracowników dokumenty do utylizacji. Nie musisz szykować kartonów, będą oni mieli własne pudełka. Przed uruchomieniem maszyny niszczącej dokumenty zostaną zważone, a Twoja firma otrzyma protokół odbioru.
Krok 4: Niszczenie dokumentów
Mobilna instalacja niszcząca rozpocznie rozdrabnianie papieru. W ciągu godziny maszyna może przerobić aż 100 kg dokumentów. Cały proces może być nadzorowany przez pracownika Twojej firmy. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wszystko przebiegnie bez zarzutu.
Krok 5: Wywóz i utylizacja ścinek
Firma świadcząca usługę zajmie się wywozem ścinek oraz ich utylizacją. Ty zaś nie zaprzątasz sobie tym głowy i możesz się zająć tym, co naprawdę ważne – prowadzeniem swojej firmy.
Dlaczego warto zdecydować się na mobilne niszczenie dokumentów?
Mobilne niszczenie dokumentów ma wiele zalet. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich.
Oszczędność czasu i środków finansowych
Mobilna instalacja niszcząca jest w stanie zutylizować setki kilogramów dokumentów w krótkim czasie. Nie musisz kupować drogich niszczarek ani delegować pracowników do ich obsługi.
Możliwość utylizacji na terenie firmy
Mobilne niszczenie dokumentów to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które chcą uniknąć przewożenia poufnych dokumentów poza siedzibę firmy. Możesz zamówić tę usługę w dowolnej lokalizacji na terenie Polski.
Gwarancja bezpieczeństwa
Rzetelna firma świadcząca usługi mobilnego niszczenia dokumentów wystawi Twojemu przedsiębiorstwu certyfikat. Otrzymasz więc dowód na to, że dokumenty zawierające poufne informacje zostały zniszczone zgodnie z prawem, a Twój obowiązek względem RODO został dopełniony.
Usługa mobilnego niszczenia dokumentów pozwoli Ci zgodnie z obowiązującymi przepisami zutylizować część archiwum, która nie powinna być dłużej przechowywana. Cały proces jest przejrzysty i sprawny – szybko i bez wysiłku pozbędziesz się zalegającej dokumentacji.